Los portadocumentos son artículos diseñados para almacenar documentación o información importante y tenerla siempre a mano; son un elemento imprescindible tanto en eventos y presentaciones como a la hora de realizar un viaje, ya que permiten llevarlo todo organizado y localizable.
No todos los portadocumentos son iguales; hay diferentes dimensiones y calidades. Es muy importante elegir bien el modelo y el tamaño del mismo en base al uso para el que se destine.
Para portadocumentos cuyo uso va destinado a realizar viajes, es muy importante que su tamaño permita almacenar la documentación que vayamos a necesitar; ya sea de identidad, pasaportes o tarjetas de embarque. Es fundamental que tengan algún tipo de cierre; elásticos, cremallera, broche o cierre de velcro, para evitar que se extravíen los documentos. Estos modelos suelen ser de PVC o de tela.
En el caso de viajes en automóvil, o para la documentación habitual de un vehículo, lo normal es que tenga el tamaño suficiente para guardar la documentación del mismo (permiso de circulación, ficha técnica, seguros…)
Cuando el
portadocumentos se destina a llevar
información para cursos, congresos o
eventos, lo más apropiado es que sus dimensiones permitan almacenar
documentos tamaño A4; formato de papel más habitual en estos casos. Suelen
tener multitud de bolsillos y compartimentos para organizar todo el material
necesario. A veces se utilizan modelos tipo maletines; con asas para llevar en la mano o colgado al hombro, e
incluso modelos de portadocumentos con ruedas y asas regulables, tipo trolley. Suelen
fabricarse con una gran variedad de materiales: Plástico o cartón para actividades
más informales, y para otro tipo de eventos se suelen utilizar portadocumentos de tela o de polipiel,
e incluso los hay fabricados en materiales de gran calidad. En la actualidad,
existen modelos fabricados con materiales ecológicos, como el corcho o el papel
reciclado, ideales para conseguir que los usuarios valoren positivamente una marca
o imagen de empresa.
Cuando utilizar los portadocumentos como objeto publicitario
Como ocurre con cualquier artículo publicitario, el uso del los portadocumentos como reclamo es muy diverso.
Muchas empresas lo utilizan como objeto promocional; generalmente las agencias de viajes, para entregar a sus clientes los billetes o el itinerario del producto contratado, y las empresas dedicadas a la venta de vehículos, con el objetivo de que los clientes utilicen los portadocumentos para almacenar la documentación necesaria para circular. En estos casos, suelen utilizarse portadocumentos de tamaño reducido y fabricados en plástico o papel, aunque también existen modelos de tela destinados a este fin.
Los portadocumentos que se utilizan para entregar en cursos suelen ser de un mayor tamaño y están fabricados en tela o plástico. Estos modelos son los más habituales también en congresos y eventos corporativos.
Cuando se utiliza como regalo de empresa, suelen ser modelos de grandes dimensiones y estar acabados con materiales de gran calidad (los más exclusivos están acabados en piel), y con frecuencia se personalizan con el nombre del usuario final, convirtiéndose en un detalle exclusivo y valorado de forma muy positiva por su destinatario.